Toda importación se sostiene sobre tres documentos. Y la causa número uno de retenciones en aduana no es que falte alguno: es que no dicen exactamente lo mismo.
La factura comercial: el valor
Es el documento base para el valor en aduana. Datos completos de ambas partes, descripción precisa que permita clasificar la mercancía, cantidades y precios unitarios, divisa e incoterm con puerto. Una descripción del tipo «artículos de plástico» no permite clasificar nada y activa una revisión casi con seguridad.
El packing list: la carga física
Bultos, contenido de cada uno, pesos neto y bruto, dimensiones y volumen. Y una regla que se incumple constantemente: debe reflejar la carga real, no la prevista. Si la producción varió, hay que emitirlo de nuevo antes del embarque. Además, sus datos de volumen son lo que te permite calcular tu flete por unidad.
El Bill of Lading no es informativo: es un título
Esta es la diferencia esencial. En su modalidad negociable representa la titularidad de la mercancía, y sin él no se retira la carga en destino. Quien lo controla, controla el contenedor. Por eso en muchas operaciones el saldo se paga contra copia del documento: es la garantía de que la mercancía existe y está embarcada.
Original o telex release
El original en papel tiene que circular físicamente, con el tiempo y el riesgo que eso implica. La liberación electrónica permite retirar sin el documento físico y es lo habitual cuando ya existe confianza con el proveedor. Conviene pactar cuál será desde el pedido, porque un original que no llega a tiempo genera días de almacenaje carísimos.
La comprobación que evita casi todo
Que los tres documentos digan lo mismo: misma descripción, mismo número de bultos, mismos pesos, mismas partes. Se hace sobre los borradores, antes del embarque, y cuesta veinte minutos. Corregirlo con el barco navegando es lento; con el contenedor en puerto, caro, como explico en qué hacer si te retienen el contenedor.
Y que el valor cuadre con lo que pagaste
El importe de la factura debe corresponderse con tu transferencia. Ese rastro bancario es lo único que sostiene el valor declarado si la aduana abre una comprobación, y es la razón por la que conviene pagar siempre a la empresa que figura como vendedor en el documento.
